個人情報保護方針
株式会社HOUSING SQUARE（以下「当社」といいます。）は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
1．個人情報は、不動産業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2．個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
3．個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
4．個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、適切かつ迅速に対応します。
5．個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直し、継続的な改善に努めます。
制定：2005年4月1日
最終改定：2022年4月1日
株式会社HOUSING SQUARE
代表取締役 森田 啓介
【お問い合わせ窓口】
受付窓口：株式会社HOUSING SQUARE 個人情報担当窓口
住所：〒160-0023 東京都新宿区西新宿六丁目6番2号 ヒルトン東京B1F
電話番号：03-6258-5823
受付時間：10:00～18:00（火・水曜日、夏季休業日、年末年始、当社の休業日を除く）
個人情報の取扱いについて
1．個人情報取扱事業者の名称、住所及び代表者の氏名
東京都新宿区西新宿六丁目6番2号 ヒルトン東京B1F
株式会社HOUSING SQUARE
代表取締役 森田 啓介
2．個人情報の取得
当社は、お客様等から個人情報を取得する場合には、利用目的を明確にした上で、その目的達成に必要な範囲で取得します。人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪歴等の要配慮個人情報については、本人の同意がある場合または法令で認められている場合を除き、取得、利用及び第三者提供をしません。
3．取得する個人情報の項目
当社が取得する個人情報の項目は以下のとおりです。
- お客様等から提供いただく情報（氏名、メールアドレス、住所、生年月日、電話番号、銀行口座番号、その他当社が定める入力フォームにお客様等が入力する情報、電話、電子メール、その他の方法で提供を受ける情報）
- 『犯罪による収益の移転防止に関する法律』に基づく取引時確認書類の記載事項
- 当社が運営するサービスを利用するにあたって当社が収集する情報（Cookie、アクセスログ、機器情報等）
- 業務提携先及びアフィリエイト・サービス・プロバイダ等の第三者がお客様等の同意を得た上で取得し、当社が間接的に取得する、お客様等が本サービスのサイトに訪れる前にクリックされている広告等の情報（クリック日時や広告等の掲載サイト名等）
4. 個人情報の利用目的
当社は、お客様等の個人情報を以下の利用目的の達成に必要な範囲で利用します。
- 不動産の売買、売買代理、仲介、賃貸、管理、建築並びに土木工事の設計・監理・請負、不動産投資事業、コンサルティング事業、その他当社事業等の取引に関する契約の締結、履行、関連情報・サービスの提供
（具体例：上記取引に関する各種提案、情報提供、契約書等の作成、物件調査、ローン手続き、物件の維持管理、決済手続き、アフターサービスの提供等）
- 当社の取り扱う不動産に関する保険契約の締結、履行、情報・サービスの提供
（具体例：火災保険等の保険の提案、取り次ぎ、書面作成、加入手続き等）
- 個人の属性情報、行動履歴、ウェブサイトの閲覧履歴等に基づく広告の配信・表示
（具体例：Google等の第三者配信業者を通じ、お客様等の興味・関心に近い広告の配信等）
- 当社及び提携先の事業に関する商品・情報・サービスの提供のための郵便、電話、電子メールによる営業活動及びマーケティング活動等
（具体例：商品・物件・サービスの案内、アンケートのお願い、キャンペーン等）
- お客様等が当社の登録会員である場合、会員の個人認証、会員情報の管理
（具体例：会員の本人確認、登録情報の更新、お問い合わせ内容の記録等）
- 顧客動向及び商品開発の調査分析、活用等
（具体例：エリア・価格帯・顧客属性等に基づく動向分析、分析に基づく商品開発等）
- お客様等のお問い合わせへの対応
（具体例：郵便、電話、電子メールなどによるお問い合わせへの対応、回答等）
- 雇用管理、採用選考及び採用の連絡ならびに会社情報の提供
（具体例：従業員の人事情報の管理、採用に関する連絡、セミナー案内等）
- 交通安全対策及び顧客サービス向上のための調査分析
（具体例：当社の車両に搭載するドライブレコーダーによる記録・録画、お取引やお問い合わせ内容の記録・録音・録画、防犯カメラによる録画等）
- 上記利用目的の達成の範囲での、個人情報の第三者への提供
5. 個人データの第三者への提供
- 当社が保有する個人データは、以下の場合に第三者へ提供することがあります。
- お客様等の同意がある場合
- 法令の規定に基づく場合
- 生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
- 当該第三者が学術研究機関等である場合で、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）
- 利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合
後記「6．個人データの共同利用」に定める共同利用のために提供する場合
（具体例：お客様等に代わって提供する場合を含む）
- 契約の相手方になる者またはその見込み客への物件情報及びお客様等の氏名の提供
- 不動産物件情報の他の宅地建物取引業者、広告掲載業者または団体等への提供
- 指定流通機構への不動産情報登録、成約通知及び同機構のデータを利用した営業、価格査定
- お客様等が借入れを検討される場合の金融機関、信用情報機関への提供
- 所有権移転登記等が必要な場合の司法書士・土地家屋調査士、お客様等が住宅を購入または建築される場合のオプション等販売指定会社・施工会社・管理会社・引越業者・アフターサービスの修理業者その他のサービス提供会社等への提供
- その他、利用目的の達成に必要な範囲の関係者への提供
- 第三者へ提供する個人データの項目
前記「3．取得する個人情報の項目」に記載の個人情報の項目及び当社が取得するその他の個人情報の項目
- 第三者への提供の方法
書面・郵便物・電話・FAX・電子メール・電子媒体等を用いて行い、安全管理に十分配慮して受け渡しを行います。
- ご本人からの個人情報保護法の定めに則った申し出により、第三者への提供を停止します。
6. 個人データの共同利用
当社は、お客様等の個人データを以下のとおり共同利用することがあります。
- 共同利用する個人データの項目
前記「3．取得する個人情報の項目」に記載の個人情報の項目及び当社が取得するその他の個人情報の項目
- 共同利用する者の範囲
当社及び当社のグループ会社
- 共同利用する者の利用目的
前記「4. 個人情報の利用目的」に記載の利用目的
- 共同利用責任者
東京都新宿区西新宿六丁目6番2号 ヒルトン東京B1F
株式会社HOUSING SQUARE
代表取締役 森田 啓介
7．安全管理措置
- 基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、関係法令及びガイドラインの遵守 等を骨子とする基本方針を策定します。
- 個人情報の取扱いに係る規程の整備
個人情報の取扱いに関する規程を策定します。
- 組織的安全管理措置
責任者の設置、個人情報を取り扱う従業員及び取扱い個人情報の範囲の明確化、法及び規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備、取扱い状況に関する定期点検等を実施します。
- 人的安全管理措置
個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則に記載するとともに、個人情報を含む秘密保持に関する誓約書の提出を従業員から受けています。また、従業員に対し、個人情報保護についての定期的な研修を実施します。
- 物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う機器及び電子媒体・書類の適切な管理（盗難・紛失、漏洩の防止のほか、機器や媒体の廃棄時の適切な処分を含む）を行います。
- 技術的安全管理措置
個人情報を扱う機器等への適切なアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、個人情報の漏洩等を防止するための措置等を講じます。
8．個人情報の開示等手続き
当社で保有している開示対象個人情報に関して、本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます。）については、以下の要領にて対応します。
- 利用目的の通知
お客様等からご自身に関する個人データの利用目的の通知の請求があった場合は、法令に基づく除外事由がない限り、遅滞なく通知します。
- 開示・訂正・追加・削除
お客様等からご自身に関する個人データの開示（第三者提供記録の開示を含みます）の請求があった場合は、法令に基づく除外事由がない限り、合理的な範囲で開示します。また、お客様等より、ご自身に関する情報が不正確であるとして、訂正、追加または削除（以下「訂正等」といいます。）の請求があった場合には、当該情報が不正確であることを確認した上で、法令に基づく除外事由がない限り、合理的な範囲で訂正等をします。
- 利用停止・消去・第三者への提供停止
お客様等からご自身に関する個人データの利用の停止、消去または第三者への提供の停止（以下「利用停止等」といいます。）の請求があった場合、法令の定めに従い、合理的な範囲で対応します。なお、利用停止等の結果、当社や第三者のサービスが利用できなくなる場合があります。また、関係法令に基づき保有している個人データについては、利用停止等のお申し出に応じられないことがあります。
- 開示等手続き
- 開示等の請求の申し出先
開示等の請求は、個人情報担当窓口にお申し出ください。
- 開示等の請求に関する手続き
- ⒜ お申し出受付後、当社から所定の請求書様式「保有個人情報開示等請求書」を郵送します。
- ⒝ 記入いただいた「保有個人情報開示等請求書」、手数料分の郵便定額小為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を個人情報担当窓口まで郵送ください。
- ⒞ 上記請求書を受領後、本人確認のため、個人情報のうち2項目程度（例：電話番号と生年月日等）を確認させていただきます。
- ⒟ 回答は原則として本人に対して書面（封書郵送）にて行います。
C 代理人による請求
開示等を請求される方が代理人の場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人ご自身の本人確認書類を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗りしてください。また、各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を黒塗りしてください。
- ⒜ 代理人である事を証明する資料
- 開示等の請求をすることにつき本人が委任した代理人の場合
本人の委任状（原本）
- 代理人が未成年者の法定代理人の場合…いずれかの写し
戸籍謄本
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類
- 代理人が成年被後見人の法定代理人の場合…いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
- ⒝ 代理人ご自身の本人確認書類…いずれかの写し
運転免許証（表・裏）、パスポート（顔写真ページ・所持人記載ページ）、健康保険証（表・裏）（被保険者記号・番号、保険者番号、QRコードは黒塗り）、在留カード（表・裏）、マイナンバーカード（表のみ）
D 手数料
利用目的の通知、開示の請求の場合のみ。
1回の請求につき1,100円（消費税込）
（開示等請求書に郵便定額小為替を同封していただきます。小為替発行の際の手数料はお客様等のご負担となります。）
9．個人情報の取扱いに関する問い合わせ・苦情等の申し出先
受付窓口：株式会社HOUSING SQUARE 個人情報担当窓口
住所：〒160-0023 東京都新宿区西新宿六丁目6番2号 ヒルトン東京B1F
電話番号：03-6258-5823
受付時間：10:00～18:00 （火・水曜日、夏季休業日、年末年始、当社の休業日を除く）
10．認定個人情報保護団体
現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。
11．クッキーについて
本ウェブサイトでは、クッキー（Cookie）と呼ばれる技術を利用しています。クッキーとは、特定の情報をお客様等の利用する通信機器に一時的にデータとして保持させ、接続の度にそのデータを基にお客様等を識別させる仕組みです。
当社では、クッキーの利用を前提としたサービスを提供しています。クッキーの利用を許可しない場合、当社の一部のサービスを受けられないことがあります。クッキーの利用を許可するかどうかは、お客様等のブラウザで設定できます。必要に応じて設定を確認してください。
なお、クッキーにより、お客様等が使用するブラウザを特定することがありますが、お客様等の個人情報を特定するものではなく、あくまで当社Webサイトの閲覧状況を把握するためのみに利用します。
以 上
